Agent administratif / Agente administrative (H/F)

Description du poste

 Mission principale : - Assurer quotidiennement le bon fonctionnement du cabinet. Reprographie : - Recueil des besoins en reprographie - Production de documents (numérisation, mise en page, impressions, reliures ...) - Gestion des consommables (papier, toner ...) - Gestion des incidents sur les machines avec le prestataire et suivi. Gestion du courrier : - Réception, tri, et distribution du courrier aux destinataires appropriés. - Envoi de courriers, affranchissements .... y compris les recommandés ou d'éventuels colis - Envoi de plis et colis via les prestataires en place y compris à l'international - Réception des journaux et distribution - Gestion des Toques du Cabinet - Création des bannettes courrier par destinataire, des noms sur les portes ... - Gestion des petites fournitures liés au - Suivi avec la poste - Gestion du fax Tâches Administratives : - Gérer les fournitures de bureau : commandes, livraisons, gestion des stocks - Travailler avec les fournisseurs pour assurer des livraisons ponctuelles et précises - Gérer les factures relatives aux deux départements : vérification, saisie, validation (Reprographie, courrier) - Gérer l'imprimerie (cartes de visite ...) - Livraisons : contrôle des bons de livraison, rangement des achats, contrôle des factures, saisi des factures Service en salle : - Aide ponctuelle à l'équipe pour l'installation d'événements ou déjeuners (cocktails, boissons, corbeilles de fruits ...). Tâches Diverses : - Gérer l'entretien et le bon fonctionnement de l'ensemble des équipements du Cabinet (frigidaires, bouilloire, micro-ondes, machines diverses ...) - Approvisionnement en papier dans les étages - Noter les dysfonctionnements - Nettoyage et remplissage des machines à café  Profil recherché - Expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire en environnement exigeant - Maitrise des outils bureautiques et les équipements de reprographie - Bon niveau d'anglais - Gestion des priorités - Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps - Capacité à travailler de manière autonome - Bonnes compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais - Attitude positive, Sens du service, flexibilité, dynamisme, réactivité, initiative - Sens de l'anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités.  

Détails du poste

Profil recherché